使い方ガイド
デザイナーが日々直面する本当の課題から出発し、
システムを使い始めるまでをご案内します。
こんなこと、ありませんか？
これはあなただけの問題ではありません——業界全体に共通する悩みです。
管理者がLINEで聞き、職人は分からないと答え、デザイナーに電話で確認。スケジュールはExcelの中——誰も見ないし、誰も更新しない。
辞めた同僚のスマホに入っている。LINEを30件さかのぼってもまだ見つからない——急ぎのときに限って出てこないし、急ぎでないときは保存しない。
職人が、ほかに400枚もの写真が入ったどこかのグループに送った。探している途中で、アプリに「写真の有効期限が切れました」と表示される。
頭の中、付箋、スマホのメモに分散。3現場が同時に動いていると、抜け落ちたものはたいてい施主が先に気づく。
入金、材料費、職人の手間賃——すべてExcelとチャットログに散らばっている。月末に1案件の損益を出すには、シート全体を作り直すことになる。
着手金・中間金・最終金、それぞれ別の行。どの回がまだ未収かは記憶の中だけ。1度リマインドを忘れれば、損をするのは自分。
現場でスマホの電卓を叩いても、ロス率がいまひとつ決まらない。頼みすぎれば余って傷み、足りなければ職人が材料待ちで止まる。
着工・寝床入れ・引っ越し——どれも吉日が要る。暦は読みにくく、年配の方もいつも聞けるわけではない。
Everywhere Design は、これらの問題を解決するために専用に作られたシステムです。汎用のプロジェクト管理ツールを無理に当てはめたものではなく、デザイナーの日々のワークフローを軸に設計し直しています。
アカウント作成から本格利用まで、約15分です。
3ステップで使い始める
すべての機能を覚える必要はありません——この3つをやれば運用を始められます。
会社アカウントを作成
会社名を入力し、会社コードを設定してテナント登録を完了します。その瞬間から30日間のトライアルが始まります——クレジットカード不要。
- 会社コードは従業員がログイン時に使う識別子です。英字の略称を推奨（例：jian、abc-studio）
- 同じメールアドレスで別々の会社のアカウントを作成でき、データは完全に独立しています
従業員アカウントを追加
従業員管理ページで、名前と役割を指定してアカウントを追加します。3つの役割をサポートし、それぞれ権限が異なります。
- 管理者：すべての機能とすべての現場を閲覧
- デザイナー：現場の追加・編集はできるが、人の管理はできない
- 職人：自分の打刻とシフトの閲覧のみ可能
最初の現場を作成
現場管理で、名前・住所・完成予定日を入力して現場を追加します。作成後、シフト管理と進捗管理を始められます。
- GPS打刻には先に現場の住所設定が必要です。従業員到着時に位置を照合するため
- 1つの現場を複数の従業員に割り当てて共同作業できます
各機能の使い方
各機能のワークフローを、ステップごとに解説します。
- シフトページを開いて月を選ぶ
- 空のセルをタップして従業員と作業種別を選ぶ
- 保存後、従業員はログインすると自分のシフトを確認できる
- 管理者は「担当者別」と「現場別」の表示を切り替えられる
休暇やシフト交代はカレンダー上で直接処理——別途フォームは不要です。
- 現場管理者がまず現場のGPS座標を設定
- 現場に到着後、従業員がアプリで「打刻」をタップ
- システムがGPS距離を照合し、範囲外は異常として表示
- 管理者は月次勤怠レポートで日々の打刻記録を確認
GPS座標が未設定の現場では打刻ボタンが表示されません——自宅からの打刻を防ぎます。
- 現場を開いて品質管理ページへ
- 品質管理項目を追加し、工種名を入力
- 写真をアップロード——1項目に複数枚保存可能
- 完成検査時に、工種ごとに写真を呼び出して施主に確認
写真はクラウドに保存——スマホの容量を圧迫せず、従業員が辞めても消えません。
- 現場を開いて「施工写真」タブを選択
- 「撮影」を押すか、アルバムから複数まとめてアップロード
- その回の職種を選ぶと、あとから職種で絞り込めます
- 施主に渡すときは数枚選んでまとめてダウンロード、または現場ごと一括ダウンロード
写真は月別・職種別に自動整理され、社内全員が見られます。チャットから一枚ずつ探す必要はありません。是正が必要な指摘写真は「品質管理写真」へ、こちらは日々の施工記録用です。
- 現場を開いて「施工ルール」タブから「施工ルールを入力」をタップ
- 施工時間（昼休みや土日の制限を含む）、各種費用、入館証の受け取り方を入力
- 管理組合の担当者名と電話、提出書類、その他の規則を記載
- 掲示された管理組合のお知らせを撮って添付すれば、職人が現場で確認できます
管理者が管理し、職人には閲覧のみで表示されます。案件を PDF に書き出すとこのページも自動で含まれます。
- 協力業者ページで、業者名・電話番号・業種を追加
- あとで連絡が必要なとき、業種や業者名で検索するだけ
- 業者を削除する前に、システムが管理者に確認
- 業者を削除しても、過去の発注記録は残る
新しく入った人もスムーズに引き継げます——業者データは個人ではなく会社のものです。
- 現場を開いてタスクタブに切り替え
- タスクを追加し、期限と担当者を設定
- 完了したらチェック——自動で完了済みに
- 管理者はホーム画面で、現場をまたいだ期限間近のタスクをまとめて確認
大事な項目をもう記憶に頼らない——期限前にシステムがリマインドします。
- 月次勤怠レポートを開いて月を選ぶ
- システムがその月の打刻・シフト・休暇記録を自動で集計
- 「担当者別」と「現場別」の表示を切り替え
- 確認後、「PDF出力」をタップ
月次レポートのPDFはそのまま給与計算の根拠に——スプレッドシートの作り直しは不要です。
- 記帳の上部で「会社」と「家計」の帳簿を切り替え
- 収入や支出を記録し、分類を選ぶ（工事代金、材料費、人件費、税金、光熱費…）
- 工事代金は現場と業者にひも付けでき、「入金率」を自動計算
- 月次表示でキャッシュフローと分類の円グラフ、年次表示で12か月の収支折れ線を表示
各記録は「照合済み」または「要確認」とマークでき、月末の損益・キャッシュフロー・売掛金をワンタップでPDF出力できます。
- 協力業者から届いた見積書を共有で書類フォルダへ。撮影スキャンやファイル読み込みも可能
- 「署名」をタップして手書きし、正しい位置へドラッグ。必要なら日付印も追加
- 「完了、PDF を作成」を押すと署名済みファイルがすぐ生成されます
- 「業者に共有」で送り返すか、いったん書類フォルダに残して後で処理
一度署名すると自動で保存され、次回はワンタップで貼り付けできます。複数の書類の結合、長い書類の分割に対応し、書き出しは PDF・JPG・テキストから選べ、ZIP 圧縮やパスワード設定も可能です。書類は作成者本人だけが閲覧できます。
- 材料計算ツールを開いて工種を選ぶ：床、壁／天井、左官、ボード、見切り
- 寸法または面積、仕様を入力
- ロス率（切断分込み）を設定し、実際に頼む数量を算出
- 結果をテキストでコピーし、そのまま業者に送って発注
スマホの電卓を叩く必要はもうありません——ロス率を正しく出して、頼みすぎて余らせたり、足りずに職人を止めたりしないように。
- 暦を開いて用途を選ぶ：着工、地堀り、寝床入れ、引っ越し、契約…
- システムがその用途に「吉」となる近日をリストアップ
- 任意の日をタップすると、宜・忌の一覧、冲（相性）、旧暦の詳細を表示
ベテランの先生が引退し、年配の方が不在でも、自分で良い日を見つけられます——工程もよりスムーズに進みます。
- カレンダーを開いて月表示または週表示で見る
- シフトとタスクの期限が、日付ごとに異なる色で表示される
- 任意でGoogleカレンダーを連携し、個人の予定も並べて表示
- 任意の日をタップすると、その日の予定をすべて展開
現場をまたいだシフトとタスクを一つのカレンダーに——今日やるべきことがひと目で分かります。
- 管理者が管理コンソールからお知らせを投稿、3段階：通常・重要・緊急
- 従業員はアプリを開くと受け取り、ベルに未読数が表示される
- 緊急のお知らせは全画面で表示し、確実に見てもらう
- すべてのお知らせはお知らせセンターの履歴で見返せる
休業のお知らせ、現場の安全、直前の変更——一か所にまとめ、グループのメッセージに埋もれません。
管理コンソール（管理者のみ）
管理者としてログイン後、右上の歯車アイコンをタップしてコンソールに入ります。従業員アカウントにはこれらの設定は表示されません。
ユーザー管理
従業員の招待、役割の割り当て、アカウントの停止・削除、パスワードのリセット。プランの席数の使用状況がページ上部に表示され、あと何人追加できるか常に分かります。
権限管理
各従業員がアクセスできる機能を項目ごとに設定。または「管理者／デザイナー／職人」の役割プリセットを適用し、ワンタップで権限を構成できます。
お知らせ
会社全体へのお知らせを3段階——通常／重要／緊急——で投稿。緊急は従業員アプリで全画面表示し、確実に届けます。
レポート出力
各現場の品質管理・材料・調達・タスクの記録をワンタップでPDFに——保管や、施主への直接提出に。
ログイン記録とバックアップ
メンバーのログイン記録を確認してアクセスを把握。システムは自動でデータをバックアップし、必要なときに特定の時点へ復元できます。
容量管理
写真とファイルのストレージ使用量を確認し、プランの上限を把握。空きが少なくなったら追加購入、または古い現場をアーカイブして空けられます。
システム設定
会社の住所とGPS座標（従業員の打刻の基準）、日付／時刻の形式など、会社全体の基本設定を行います。
会社アカウントを最初に作成した人が、自動的に管理者になります。あとで権限管理から他のメンバーを管理者に昇格させたり、個別の機能を開放したりできます。