사용 안내
디자이너가 매일 마주하는 진짜 과제에서 출발해,
시스템을 사용하기 시작하기까지 안내해 드립니다.
이런 적, 없으신가요?
이건 당신만의 문제가 아닙니다——업계 전체가 공유하는 고충입니다.
관리자가 라인으로 묻고, 작업자는 모른다고 답하고, 다시 디자이너에게 전화로 확인. 일정은 엑셀 속에——아무도 안 보고, 아무도 업데이트하지 않는다.
퇴사한 동료의 휴대폰에 저장돼 있다. 라인 메시지를 서른 개 거슬러 올라가도 아직 못 찾는다——급할 땐 안 나오고, 안 급할 땐 저장하지 않는다.
작업자가 다른 사진 400장이 든 어느 단톡방에 올렸다. 찾는 도중에 앱이 "사진이 만료되었습니다"라고 표시한다.
머릿속, 포스트잇, 휴대폰 메모에 흩어져 있다. 세 현장이 동시에 돌아가면, 빠진 것은 대개 고객이 먼저 알아챈다.
입금, 자재비, 인건비——모두 엑셀과 대화 기록에 흩어져 있다. 월말에 한 프로젝트의 손익을 내려면 시트 전체를 다시 만들게 된다.
계약금·중도금·잔금, 각각 별도의 줄. 어느 회차가 아직 미수인지는 기억 속에만. 한 번 알림을 놓치면 손해 보는 건 본인.
현장에서 휴대폰 계산기를 두드려도 로스율이 영 안 맞는다. 너무 많이 주문하면 남아서 못 쓰고, 모자라면 작업자가 자재를 기다리며 멈춘다.
착공·잠자리 들이기·이사——모두 길일이 필요하다. 책력은 읽기 어렵고, 어르신도 늘 여쭐 수 있는 건 아니다.
Everywhere Design은 이 문제들을 해결하기 위해 전용으로 만든 시스템입니다. 범용 프로젝트 관리 도구를 억지로 끼워 맞춘 것이 아니라, 디자이너의 매일의 업무 흐름을 중심으로 다시 설계했습니다.
계정 생성부터 본격 사용까지 약 15분입니다.
3단계로 시작하기
모든 기능을 익힐 필요는 없습니다——이 세 가지만 하면 운영을 시작할 수 있습니다.
회사 계정 만들기
회사명을 입력하고 회사 코드를 설정해 테넌트 등록을 완료합니다. 그 순간부터 30일 체험이 시작됩니다——신용카드 불필요.
- 회사 코드는 직원이 로그인할 때 쓰는 식별자입니다. 영문 약칭을 권장합니다(예: jian, abc-studio)
- 같은 이메일로 서로 다른 회사의 계정을 따로 만들 수 있으며, 데이터는 완전히 독립적입니다
직원 계정 추가하기
직원 관리 페이지에서 이름과 역할을 지정해 계정을 추가합니다. 세 가지 역할을 지원하며, 각각 권한이 다릅니다.
- 관리자: 모든 기능과 모든 현장을 열람
- 디자이너: 현장 추가·편집은 가능하지만, 사람 관리는 불가
- 작업자: 본인 출퇴근과 일정 열람만 가능
첫 현장 만들기
현장 관리에서 이름·주소·완공 예정일을 입력해 현장을 추가합니다. 만든 뒤 근무 일정과 진행 관리를 시작할 수 있습니다.
- GPS 출퇴근에는 먼저 현장 주소 설정이 필요합니다. 직원 도착 시 위치를 대조하기 위해서입니다
- 하나의 현장을 여러 직원에게 배정해 공동 작업할 수 있습니다
각 기능 사용법
각 기능의 업무 흐름을, 단계별로 설명합니다.
- 일정 페이지를 열고 월을 선택
- 빈 칸을 탭해 직원과 작업 종류를 선택
- 저장 후, 직원은 로그인하면 본인 일정을 확인
- 관리자는 '담당자별'과 '현장별' 보기를 전환
휴가와 근무 교대는 캘린더에서 바로 처리——별도 양식이 필요 없습니다.
- 현장 관리자가 먼저 현장의 GPS 좌표를 설정
- 현장 도착 후, 직원이 앱에서 '출퇴근'을 탭
- 시스템이 GPS 거리를 대조해, 범위를 벗어나면 이상으로 표시
- 관리자는 월간 근태 보고서에서 매일의 출퇴근 기록을 확인
GPS 좌표가 설정되지 않은 현장에서는 출퇴근 버튼이 표시되지 않습니다——집에서의 출퇴근을 방지합니다.
- 현장을 열고 품질 관리 페이지로
- 품질 관리 항목을 추가하고 공종명을 입력
- 사진 업로드——한 항목에 여러 장 저장 가능
- 준공 검수 시, 공종별로 사진을 불러와 고객에게 확인
사진은 클라우드에 저장——휴대폰 용량을 차지하지 않고, 직원이 퇴사해도 사라지지 않습니다.
- 현장에 들어가 「시공 사진」 탭 선택
- 「촬영」을 누르거나 앨범에서 여러 장을 한 번에 업로드
- 이번 사진들의 공종을 선택하면 나중에 공종별로 필터링할 수 있습니다
- 건축주에게 전달할 때는 몇 장을 선택해 묶어 내려받거나 현장 전체를 한 번에 내려받기
사진은 월별과 공종별로 자동 정리되고 회사 전체가 볼 수 있어 대화방에서 한 장씩 찾을 필요가 없습니다. 하자와 후속 조치가 필요한 사진은 「품질 관리 사진」에 기록하고, 이곳에는 매일의 시공 과정을 남깁니다.
- 현장에 들어가 「시공 규정」 탭에서 「시공 규정 작성」을 누릅니다
- 시공 시간(점심시간과 주말 제한 포함), 각종 비용, 출입증 수령 방법을 입력
- 관리사무소 담당자 이름과 전화, 제출 서류, 기타 규정을 남깁니다
- 관리사무소 공지 사진을 첨부하면 작업자가 현장에서 직접 확인할 수 있습니다
관리자가 관리하며 작업자에게는 읽기 전용으로 표시됩니다. 프로젝트를 PDF로 내보낼 때 이 페이지가 자동으로 포함됩니다.
- 협력업체 페이지에서 업체명·전화번호·업종을 추가
- 나중에 연락이 필요할 때, 업종이나 업체명으로 검색만 하면 됨
- 업체를 삭제하기 전에, 시스템이 관리자에게 확인
- 업체를 삭제해도, 과거 발주 기록은 보존
새로 들어온 사람도 매끄럽게 인계받을 수 있습니다——업체 데이터는 개인이 아니라 회사의 것입니다.
- 현장을 열고 할 일 탭으로 전환
- 할 일을 추가하고, 기한과 담당자를 설정
- 완료하면 체크——자동으로 완료 처리
- 관리자는 홈 화면에서, 현장을 가로지른 마감 임박 할 일을 모아서 확인
중요한 항목을 더는 기억에 의존하지 않습니다——기한 전에 시스템이 알려줍니다.
- 월간 근태 보고서를 열고 월을 선택
- 시스템이 그 달의 출퇴근·일정·휴가 기록을 자동으로 집계
- '담당자별'과 '현장별' 보기를 전환
- 확인 후, 'PDF 내보내기'를 탭
월간 보고서 PDF는 그대로 급여 계산의 근거로——스프레드시트를 다시 만들 필요가 없습니다.
- 기장 상단에서 '회사'와 '가계' 장부를 전환
- 수입이나 지출을 기록하고 분류를 선택(공사 대금, 자재비, 인건비, 세금, 공과금…)
- 공사 대금은 현장과 업체에 연결할 수 있어, '입금률'을 자동 계산
- 월간 보기로 현금 흐름과 분류 원형 차트, 연간 보기로 12개월 수입·지출 꺾은선을 표시
각 기록은 '대사 완료' 또는 '확인 필요'로 표시할 수 있고, 월말 손익·현금 흐름·미수금을 원탭으로 PDF 내보낼 수 있습니다.
- 협력업체가 보낸 견적서를 공유 기능으로 문서함에 넣거나, 사진 스캔 또는 파일 가져오기
- 「서명」을 눌러 손으로 서명하고 올바른 위치로 끌어다 놓은 뒤 필요하면 날짜 도장을 추가
- 「완료, PDF 생성」을 누르면 서명된 파일이 즉시 만들어집니다
- 「업체에 공유」로 돌려보내거나 문서함에 두고 나중에 처리
한 번 서명하면 자동으로 저장되어 다음부터는 한 번에 붙여넣을 수 있습니다. 여러 문서를 하나로 병합하거나 긴 문서를 분할할 수 있고, 내보내기는 PDF, JPG, 텍스트 중에서 선택하며 ZIP 압축과 비밀번호 설정도 가능합니다. 문서는 만든 사람만 볼 수 있습니다.
- 자재 계산 도구를 열고 공종을 선택: 바닥, 벽／천장, 미장, 보드, 마감재
- 치수 또는 면적, 사양을 입력
- 로스율(절단분 포함)을 설정해, 실제 주문할 수량을 산출
- 결과를 텍스트로 복사해, 그대로 업체에 보내 주문
휴대폰 계산기를 두드릴 필요가 더는 없습니다——로스율을 정확히 내서, 너무 많이 주문해 못 쓰거나 모자라서 작업자를 멈추게 하지 않도록.
- 책력을 열고 용도를 선택: 착공, 터파기, 잠자리 들이기, 이사, 계약…
- 시스템이 그 용도에 '길'한 가까운 날을 목록으로 표시
- 아무 날이나 탭하면 의(宜)·기(忌) 목록, 충(상성), 음력 상세를 표시
노련한 어르신이 은퇴하고, 어르신이 안 계셔도 직접 좋은 날을 찾을 수 있습니다——공정도 더 매끄럽게 진행됩니다.
- 캘린더를 열고 월 보기 또는 주 보기로 확인
- 일정과 할 일 기한이, 날짜마다 다른 색으로 표시
- 선택적으로 Google 캘린더를 연동해, 개인 일정도 나란히 표시
- 아무 날이나 탭하면, 그날의 모든 일정을 펼침
현장을 가로지른 일정과 할 일을 하나의 캘린더에——오늘 할 일을 한눈에 볼 수 있습니다.
- 관리자가 관리 콘솔에서 공지를 게시, 3단계: 일반·중요·긴급
- 직원은 앱을 열면 받아보고, 종 아이콘에 안 읽음 개수가 표시
- 긴급 공지는 전체 화면으로 표시해, 확실히 보게 함
- 모든 공지는 공지 센터 기록에서 다시 볼 수 있음
휴무 공지, 현장 안전, 막판 변경——한곳에 모아, 단톡방 메시지에 묻히지 않습니다.
관리 콘솔(관리자 전용)
관리자로 로그인한 뒤, 우측 상단의 톱니바퀴 아이콘을 탭해 콘솔에 들어갑니다. 직원 계정에는 이 설정이 표시되지 않습니다.
사용자 관리
직원 초대, 역할 배정, 계정 정지·삭제, 비밀번호 재설정. 요금제의 좌석 사용 현황이 페이지 상단에 표시되어, 몇 명을 더 추가할 수 있는지 항상 알 수 있습니다.
권한 관리
각 직원이 접근할 수 있는 기능을 항목별로 설정. 또는 '관리자／디자이너／작업자' 역할 프리셋을 적용해, 원탭으로 권한을 구성합니다.
공지
회사 전체 공지를 3단계——일반／중요／긴급——로 게시. 긴급은 직원 앱에서 전체 화면으로 표시해, 확실히 전달합니다.
보고서 내보내기
각 현장의 품질 관리·자재·구매·할 일 기록을 원탭으로 PDF로——보관하거나, 고객에게 바로 제출.
로그인 기록과 백업
멤버의 로그인 기록을 확인해 접근을 파악. 시스템은 자동으로 데이터를 백업하고, 필요할 때 특정 시점으로 복원할 수 있습니다.
용량 관리
사진과 파일 저장 사용량을 확인하고, 요금제 한도를 파악. 공간이 부족해지면 추가 구매하거나, 오래된 현장을 보관 처리해 비울 수 있습니다.
시스템 설정
회사 주소와 GPS 좌표(직원 출퇴근의 기준), 날짜／시간 형식 등 회사 전체의 기본 설정을 합니다.
회사 계정을 처음 만든 사람이 자동으로 관리자가 됩니다. 이후 권한 관리에서 다른 멤버를 관리자로 승격하거나, 개별 기능을 개방할 수 있습니다.