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ほとんどのリフォーム会社は、LINEグループとExcelから始めています。
それは間違いではありません。現場が少ないうちは、それがいちばん早いやり方です。
問題が出てくるのは、たいてい現場が増えてからです。
この記事では、LINE、Excel、現場管理アプリの3つについて、得意なこと、つまずくところ、切り替えどきを並べて比べます。
LINEグループ
| 得意なこと | つまずくところ |
|---|---|
| 全員のスマホに入っていて、教える必要がない | メッセージが増えると大事な連絡が流れてしまい、何度もさかのぼることになります |
| すぐ伝わる。現場で何かあればその場で共有できる | トークの写真や動画には保存期間があり、期限が切れるとダウンロードできません |
| 無料 | 現場が増えるとグループも増え、送り先を間違えることがよくあります |
| そのまま電話もかけられる | 新しく入った人は参加前のトークを見られず（アルバムは見られます）、引き継ぎで同じ説明を繰り返すことになります |
Excel
| 得意なこと | つまずくところ |
|---|---|
| 無料で、好きなように組める | ファイルは事務所のパソコンにあり、現場にいる人は見られません |
| 工程表づくりや工期の計算がわかりやすい | 送ったバージョンが増えると、どれが最新かわからなくなります |
| ついでに費用や資材も計算できる | スマホでは拡大しないと見づらい |
| 自分で作った形式がいちばん使いやすい | 写真や入場記録は入れられないので、結局LINEを探すことになります |
現場管理アプリ
| LINE・Excelでつまずくところ | アプリでの解決方法 |
|---|---|
| 大事な連絡がメッセージに埋もれる | やるべきことは現場ごとのタスクに登録。担当者と期限を決めれば、期限が来たら自動でリマインドされます |
| 写真の期限切れ、見つからない | 写真はクラウドに保存され、現場・月・工種ごとに整理されて期限切れもありません |
| グループが多すぎて送り先を間違える | 1つの現場に1つの場所。工程表・写真・タスクはすべてその現場の中にあります |
| 新人が過去の記録を見られない | 写真や記録は社内全員が見られるので、新人はさかのぼって確認でき、説明し直す必要がありません |
| Excelは事務所のパソコンにあって現場で見られない | スマホを開けばいつも最新の工程表。直せば全員が同じものを見られます |
| 送ったバージョンが合わない | 工程表は1つだけ。工期が遅れれば全体がまとめてずれ、スタッフも監督も直った工程表を見られます |
| スマホでExcelを見るのがつらい | スタッフや現場監督が現場でスマホを開けば、組み終わった工程表と現場の情報が見られます |
| 入場記録をLINEで探す必要がある | 現場に着いたらGPSで打刻して自動で記録が残り、月末は勤怠月報をワンタップで出力できます |
アプリに切り替えるのにも、払うべきコストがあります。
- 毎月の利用料がかかります
- 最初は教える時間が必要で、スタッフや監督全員がアプリを入れる必要があります
- 切り替え期間中は、LINEとアプリの両方を見なければならない時期があります
- 機能が必要なものとぴったり合うとは限らないので、試用期間に実際の現場で確かめてください
切り替えどきのサイン
| こんな状況が起きていたら | 意味すること |
|---|---|
| 同時に動いている現場が増え、誰がいつどこに行くのか1人では覚えきれない | 工程は全員が見られる場所が必要です |
| 毎週LINEで写真を探している | 写真は現場と工程ごとに整理する必要があります |
| 職人さんが日にちや現場を間違えて来る | 送った工程表のバージョンが合っていません |
| 月末の勤怠集計で1日ずつ思い出している | 入場記録が必要です |
| 誰かが辞めて、引き継ぎに何日もかかった | 記録が会社ではなく個人のスマホに残っています |
現場が1〜2件、人数が2〜3人のうちは、LINEとExcelで十分なことがほとんどです
慌てずに切り替えるには
- 一度に全部切り替えない：LINEは連絡用に残し、まず工程表と写真から移します
- 新しい現場から始める：進行中の現場はそのまま、次の新しい現場から新しいやり方にします
- スタッフと監督には、まず打刻と工程表の見方の2つだけを教える：ほかの機能は慣れてから増やします
- 試してから決める：実際の現場で2〜3週間使ってみるほうが、機能一覧を見るより正確に判断できます
いちばん現実的なのは、たいてい「LINEは会話、アプリは記録」という組み合わせです。
話すことはLINEで、あとで見返すものはアプリに入れます。
関連記事工程表テンプレート：Excel無料ダウンロード＋ガントチャート →まだExcelを使っているなら、まずは使いやすい工程表から1つの現場のものを、1つの場所に
Everywhere Design は、施工・リフォーム現場のための工程管理アプリです。
ガントチャートの工程表、GPS打刻、施工写真、タスクがすべて現場ごとに整理されます。
写真はクラウドに保存されるので、スタッフが辞めても消えません。業者リストも会社全体で共有できます。
スタッフや現場監督はリンクひとつで招待でき、現場ではスマホで工程表の確認、打刻、写真撮影ができます。
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よくある質問
小さな会社にも現場管理システムは必要ですか
必ずしも必要ではありません。
現場が1〜2件、人数が2〜3人のうちは、LINEとExcelで十分なことがほとんどです。
現場が増えて、写真が見つからない、工程を組み間違えるといったことが増えてきたら検討してください。
LINEグループの写真が期限切れになったらどうすればいいですか
期限切れの写真は、もうダウンロードできません。
大事な写真は当日中にトークのアルバムに保存するか、別にクラウドへ保存しておきましょう。
スタッフがアプリに慣れていない場合はどうすればいいですか
まずは打刻と工程表の確認から始めましょう。
最初にインストールするときに位置情報の許可を一緒に設定し、数日使って慣れてから、写真やタスクを少しずつ増やしていきます。