大部分裝修公司都是從 LINE 群組加 Excel 開始的
這不是錯，案子少的時候這樣最快
問題通常是案子變多以後才出現
這篇把 LINE、Excel、工地管理 App 三種做法各自好用在哪、卡在哪、什麼時候該換，放在一起比
LINE 群組
| 好用在哪 | 會卡在哪 |
|---|---|
| 每個人手機都有，不用教 | 訊息一多，重要的事被洗掉，要往上滑很久 |
| 即時，現場有狀況馬上講 | 聊天室裡的照片影片有保存期限，過期就下載不到 |
| 免費 | 案子一多群組跟著變多，常常傳錯群 |
| 可以直接打電話 | 新加入的人看不到加入前的聊天訊息（相簿看得到），交接要重講一次 |
Excel
| 好用在哪 | 會卡在哪 |
|---|---|
| 免費，想怎麼排就怎麼排 | 檔案在辦公室電腦，人在工地看不到 |
| 排進度表、算工期很直覺 | 傳出去的版本一多，不知道哪一份是最新的 |
| 可以順便算錢、列材料 | 手機上看很吃力，要放大才看得清楚 |
| 自己做的格式最順手 | 照片、到場紀錄放不進去，還是要回 LINE 找 |
工地管理 App
| LINE、Excel 卡住的地方 | App 怎麼解決 |
|---|---|
| 重要的事被訊息洗掉 | 要處理的事記在案場的待辦，指派給誰、哪天到期，時間到自動提醒 |
| 照片過期、找不到 | 照片存在雲端，照案場、月份、工種整理，不會過期 |
| 群組太多，常常傳錯群 | 一個案場一個地方，班表、照片、待辦都在那個案場底下 |
| 新人看不到以前的紀錄 | 照片和紀錄全公司都看得到，新人進來直接翻，不用重講 |
| Excel 在辦公室電腦，人在工地看不到 | 手機打開就是最新的班表，改了大家看到的同一份 |
| 傳出去的版本對不上 | 只有一份班表，工期延後整排平移，同事和監工看到的就是改好的 |
| 手機看 Excel 很吃力 | 同事和監工在工地用手機打開，就是排好的班表和案場資料 |
| 到場紀錄要回 LINE 找 | 到場 GPS 打卡自動留紀錄，月底一鍵匯出出勤月報 |
換成 App 也有要付出的代價
- 每個月有月費
- 一開始要花時間教，同事和監工都要裝 App
- 轉換期會有一段 LINE 和 App 兩邊都要看
- 功能不一定剛好是你要的，試用時要拿真的案子確認
什麼時候該換
| 出現這個狀況 | 代表什麼 |
|---|---|
| 同時進行的案場變多，一個人記不住誰哪天去哪 | 排班需要一個大家都看得到的地方 |
| 每週都在 LINE 裡翻照片 | 照片需要照案場和工項整理 |
| 工班跑錯天、跑錯案場 | 班表傳出去的版本對不上 |
| 月底算出勤要一天一天回想 | 需要到場紀錄 |
| 有人離職，交接花了好幾天 | 資料留在個人手機，不在公司 |
只有一兩個案場、兩三個人的時候，LINE 加 Excel 通常就夠用
換的時候怎麼做才不會手忙腳亂
- 不用一次全換：LINE 留著做即時聯絡，先把排班和照片搬過去
- 從新案場開始：進行到一半的案子照舊，下一個新案場直接用新方法
- 先教同事和監工兩件事：打卡和看班表，其他功能用習慣再加
- 先試用再決定：拿一個真的案子跑兩三週，比看功能表準
最實際的組合通常是 LINE 負責聊天，App 負責留紀錄
要講的話在 LINE 講，要留下來查的東西放進 App
延伸閱讀
施工進度表範本：Excel 免費下載＋甘特圖做法 →
還在用 Excel 的話，先從一份好用的進度表開始
一個案場的東西，放在同一個地方
Everywhere Design 是我們做給自己用、後來開放給同業的工程管理 App
班表甘特圖、GPS 打卡、施工照片、待辦清單都照案場整理
照片存在雲端，不會隨員工離職而消失，廠商名單也是公司共用的
用 LINE 就能邀請同事和監工加入，在工地用手機就能看班表、打卡、拍照
30 天免費試用，不用綁信用卡
常見問題
小公司需要工地管理系統嗎
不一定 只有一兩個案場、兩三個人的時候，LINE 加 Excel 通常夠用 案場變多、開始常常找不到照片或排錯班，再考慮換
LINE 群組的照片過期了怎麼辦
過期的照片沒辦法再下載 重要的照片要當天存進聊天室相簿，或另外存到雲端
同事不習慣用 App 怎麼辦
先從打卡和看班表開始 第一次安裝時陪他開好定位權限，用幾天習慣了，再慢慢加上照片和待辦